Comment bien conserver les documents administratifs en entreprise ?

La bonne conservation des documents d’une entreprise est un casse-tête pour la majorité d’entre elles. Celle-ci demande un savoir-faire pointure et un respect strict de certaines conditions. En réalité, très peu d'entreprises savent vraiment comment s’y prendre pour réussir cet exercice important. Comment bien conserver les documents administratifs en entreprise ?

Conservation des documents sur support électronique

Normalement, tous les documents d’une entreprise doivent être objets de conservation afin de permettre à celle-ci de les utiliser à tout moment. Toutefois, certains documents sont obligatoirement à conserver. Il s’agit donc des documents comptables de l’entreprise, des factures de vente et d’achats, des documents fiscaux, des contrats, etc. pour ce faire, vous pouvez opter pour la conservation sur support électronique. Découvrez en quelques étapes comment celle-ci se fait.

Acquisition des documents

Commencez par numériser tous les documents de votre entreprise. Pour la numérisation, l’entreprise peut se servir d’un logiciel informatique ou mettre en place un réseau informatique par le biais d’un serveur d’entreprise. Cela permettra à cette dernière d'avoir la possibilité de répertorier ses documents de façon numériques.

Le réseau informatique permet aussi aux entreprises de limiter l’accès aux documents confidentiels. Cette limitation favorise une bonne conservation de vos documents. Par ailleurs, l'accès aux fichiers informatiques ne doit être accordé à un nombre très restreint du personnel de votre entreprise. Cela vous évitera de perdre des données essentielles.

Classement des documents

Effectuez ensuite, le classement de vos documents. En effet, lors de la conservation sur support électronique vous devez classer vos documents en fonction de la description et de leur contenu. De façon générale, le classement peut se faire en fonction du type de document, de l’auteur, du titre, de la source et bien d’autres choses.

Toutefois, l’entreprise peut décider de créer ses propres critères de classement. Le classement peut donc être effectué en fonction de ses activités, de sa clientèle ou de ses fournisseurs. Le classement de documents vous permet donc de vite retrouver vos documents en temps voulu.

Stockage des documents

Après avoir classé les documents il faudra les stocker. C’est d’ailleurs la phase la plus importante de la conservation des documents. Les entreprises peuvent décider d’avoir plusieurs espaces de stockage de leurs documents afin de mieux les conserver. La plupart des grandes entreprises disposent de serveurs complémentaires pour conserver les documents stockés sur leur réseau informatique.

Avantage et inconvénient de la conservation des documents sur support numérique

Conserver les documents sur des supports numériques revient aux entreprises à :

  • économiser les coûts des papiers,
  • gagner en temps,
  • être plus professionnel,
  • se faire plus de place dans les locaux,
  • facilite la communication avec le milieu extérieur.

Le seul inconvénient de la conservation des documents d’une entreprise sur un support numérique réside dans la connaissance obligatoire des notions en informatique.

Conservation des documents sur support papier

La conservation des documents support papier nécessite le respect d’une certaine condition pour assurer la bonne conservation de ces derniers. En effet, l’environnement dans lequel les documents seront installés doit être vraiment idéal pour faciliter leur conservation dans le temps. Pour ce fait, vous devez :

  • contrôler la température et l’humidité relative du milieu,
  • éviter la présence des polluants externes,
  • assurer une bonne ventilation de l’air,
  • contrôler de la luminosité,
  • éviter la prolifération des moisissures,
  • empêcher l’accès aux rongeurs et insectes.

Pour effectuer une bonne protection de vos documents, vous devez également prévenir les incendies ainsi que les inondations. Renforcez votre système de sécurité afin de protéger ceux-ci du vol, puis faites un nettoyage régulier du lieu de stockage.

L’utilisation des matériels de bonne qualité est aussi de mise dans la conservation des documents de votre entreprise sur support papier. En effet les attaches utilisées pour lier deux papiers doivent être fait avec de bon matériau afin d’éviter ceux-ci rouillent.

Avantage de la conservation des documents sur support papier

Conserver les documents d’une entreprise sur un support papier lui permet d’avoir ses documents à porter de main à tout moment. Avoir les documents à porter de main permet à une entreprise de gérer rapidement certaines opérations.

Inconvénient de la conservation des documents sur support papier

Il n’y a pas mal de risque à conserver les données d’une entreprise sur un support papier. Dans le cas ou il y aura un incendie ou une inondation, l’entreprise peut perdre toutes ses données. De plus si les conditions énoncées ci-dessus ne sont pas bien remplies, les papiers utilisés peuvent s’user facilement et plus rapidement que prévu.

Il faut noter les documents administratifs d'une entreprise doit être conservé pendant une courte durée. Toutefois, cette durée varie d'après la nature des documents mais aussi des obligations légales. Cela dit, une entreprise ne devra conserver pendant une longue durée que des informations personnelles et propres à elle.

En définitive, à travers les quelques idées annoncées précédemment, vous pourrez mieux conserver vos documents administratifs en entreprise.

Prévoyez des cartons spécifiques pour le stockage

Lorsque vous avez quelques documents, vous pouvez choisir les fameuses chemises ou encore les cartons traditionnels puisque l’encombrement ne sera pas conséquent. Lorsque vous êtes une entreprise, vous avez forcément une multitude de contrats et, si certains sont sauvegardés sur des serveurs ou des solutions sur Internet, d’autres doivent être conservés avec la méthode d’antan.

  • De ce fait, vous devez acheter des cartons dédiés aux archives, car ils présentent plusieurs avantages.
  • Ils sont conçus pour ces stockages sur le long terme, cela permet de classer tous les documents sans aucune difficulté.
  • Vous avez des classeurs en carton, des contenants classiques ou des chemises, vous choisissez les meilleurs formats en fonction de votre stockage.
  • Cela vous évite d’acheter des fournitures classiques qui perdront leur superbe dans quelques semaines lorsque vous devrez trouver des informations.

N’hésitez pas à contacter des experts qui pourront alors vous accompagner au cours de votre choix pour avoir les meilleures archives et il sera ainsi beaucoup plus facile d’accéder à des données, d’anciens contrats… Ces documents sont importants, ils méritent donc la plus grande attention. De plus, les coûts ne sont pas excessifs et ils dépendent du volume que vous aurez commandé.